Avis de convocation à l'AGA de L’ASSOCIATION DES ANCIENS ÉTUDIANTS ET ANCIENNES ÉTUDIANTES DES COLLÈGES MILITAIRES ROYAU

AVIS EST PAR LES PRÉSENTES DONNÉ que   l’assemblée générale annuelle (l’« assemblée ») des membres   votants de l’Association des anciens étudiants et anciennes étudiantes des   Collèges militaires royaux du Canada inc. (l’« Association des   ancien(ne)s des CMR ») se tiendra aux fins indiquées ci-dessous à  13 h (heure de Kingston, en Ontario) le vendredi   27 octobre 2023 à la salle Harbourview de   l’hôtel Delta situé au 1, Johnson Street, Kingston (Ontario), où se   déroulera également toute reprise de l’assemblée en cas d’ajournement ou de   report de celle-ci :

1. fixer   le nombre d’administrateurs de l’Association des ancien(ne)s des CMR à   dix-sept (17);

2. élire   les quatre (4) candidats au poste d’administrateur du conseil   d’administration de l’Association des ancien(ne)s des CMR (le   « conseil »);

3. recevoir   les états financiers de l’Association des ancien(ne)s des CMR pour l’exercice   clos le 31 décembre 2022, ainsi que le rapport annuel du   vérificateur;

4.  Nommer   Wilkinson & Company LLP à titre de vérificateur des états financiers de   l’Association des ancien(ne)s des CMR et autoriser le conseil à déterminer sa   rémunération;

5. Délibérer   de toute autre question qui pourrait être dûment soumise à l’assemblée ou à   sa reprise en cas d’ajournement ou de report.

Le   conseil a fixé à 13 h   (heure de Kingston, en Ontario), le   vendredi 27 octobre 2023 ou, en cas de report de l’assemblée,   à 48 heures (excluant les samedis, dimanches et jours fériés) avant le   jour et l’heure de sa reprise, le moment avant lequel les procurations pour   l’assemblée peuvent être déposées.

AGM   Circulaire 2023

AGM   Formulaire de Procuration 2023

Foire Aux Questions

Quand et où l’assemblée aura-t-elle lieu?

L’assemblée   se tiendra en personne à la salle Harbourview de l’hôtel Delta situé au 1,   Johnson Street, Kingston (Ontario). Les membres votants peuvent aussi   utiliser ce lien Zoom pour regarder ou écouter le déroulement de l’assemblée:   https://us02web.zoom.us/j/89189240393?pwd=c1d4aHdWOGhIUVB5Y0h1WHVaSHNldz09

Identifiant   de l’assemblée : 891 8924 0393

Mot   de passe : 894181

Numéro   à composer selon l’emplacement

•   +1 780 666-0144 Canada

•   +1 204 272-7920 Canada

•   +1 438 809-7799 Canada

Qui est en droit de voter à l’assemblée?

Vous   avez le droit de voter à condition d’être membre votant en règle de   l’Association des ancien(ne)s des CMR à la fermeture des bureaux le   12 octobre 2023 (la « date de clôture des registres »).   Tous les membres votants auront droit à un vote lors de l’assemblée. Selon   les règlements administratifs de l’Association des ancien(ne)s des CMR, pour   être considérée comme un membre votant, une personne doit généralement avoir   acquitté au préalable les droits d’une adhésion annuelle ou à vie.

Le   conseil encourage tous les membres votants à se prévaloir de leur droit de   vote. Si vous ne pouvez assister à l’assemblée en personne, vous pouvez voter   par anticipation en remplissant et en retournant avant l’assemblée un   formulaire de procuration. Voir « Comment voter – Voter par   procuration avant l’assemblée », ci-dessous.

Veuillez   prendre note que seuls les membres votants ont le droit de vote à   l’assemblée. Si vous n’êtes pas membre votant, le moment est bien choisi pour   le devenir. Il vous suffit de communiquer avec nous par téléphone, au   1-844-216-6765, poste 1, ou par courriel à  info.eVeritas@gmail.com, pour devenir membre votant.

Comment voter?

Les   membres votants et leurs mandataires dûment désignés pourront assister à   l’assemblée, y participer et y voter. Les invités ne pourront pas participer   au vote.

Les   membres votants peuvent voter avant ou pendant l’assemblée, tel qu’il est   expliqué ci-dessous. Les membres votants qui assistent virtuellement à   l’assemblée n’ont pas le droit de voter.

Voter pendant l’assemblée

Si   vous êtes membre votant en règle de l’Association des ancien(ne)s des CMR à   la date de clôture des registres, vous serez en droit de voter lors de   l’assemblée. Selon les règlements administratifs de l’Association des   ancien(ne)s des CMR, pour être considérée comme un membre votant, une   personne doit généralement avoir acquitté au préalable les droits d’une   adhésion annuelle ou à vie.

Voter par procuration avant l’assemblée

Les   membres votants peuvent exercer leur droit de vote avant l’assemblée en remplissant   et en soumettant un formulaire de procuration. Vous pouvez nous envoyer un   formulaire de procuration par courriel à info.eVeritas@gmail.com, ou   par télécopieur au 416-947-0866, au plus tard à 13 h (heure de Kingston,   en Ontario) le jeudi 12 octobre 2023 ou, en cas de report de   l’assemblée, 48 heures (excluant les samedis, dimanches et jours fériés)   avant le jour et l’heure de la reprise de l’assemblée (les « dates et   heures limites de dépôt des formulaires de procuration »).

Par Ordre du Conseil,

George Lundy, 17203

Président du conseil d’administration, Association des anciens   étudiants et anciennes étudiantes des Collèges militaires royaux du   Canada inc.

https://www.rmcalumni.ca/fr/notice-of-annual-general-meeting-rmc-alumni-association/

ENGLISH VERSION

NOTICE IS HEREBY GIVEN that the annual meeting (the   “Meeting”) of the voting members of the Royal Military Colleges of   Canada Alumni Association Inc. (the “RMCAA”) will be held at 13:00   hours (Kingston, Ontario time) on Friday, October 27, 2023 and any adjournments   or postponements thereof at the   Harbourview Room, Delta Hotels, 1 Johnson Street, Kingston, Ontario for   the following purposes:

1. To   set the number of directors of the RMCAA at seventeen (17);

2. To   elect the four (4) director nominees standing for election for the Board of   Directors of the RMCAA (the “Board”);

3. To   receive the financial statements of the RMCAA for the year ended December 31,   2022, together with the auditors report included therein;

4. To   appoint Wilkinson & Company LLP as the auditors for the RMCAA and to   authorize the Board to fix their remuneration; and

5. To   transact such other business as may properly be brought before the Meeting,   or any adjournment, or adjournments, thereof.

The   Board has fixed 1300 hours (Kingston, Ontario time) on Friday, October 27, 2023 or, if   the Meeting is   adjourned, 48 hours   (excluding Saturdays, Sundays and holidays), preceding the day and time the adjourned   Meeting is reconvened, as the time before which proxies for the Meeting may   be deposited.

AGM Circular 2023

AGM Form of Proxy 2023

Frequently asked   Questions:

When and where will the Meeting be held?

The   Meeting will be held in person at Harbourview Room, Delta Hotels, 1 Johnson   Street, Kingston, Ontario. Voting Members can also use this Zoom link to   watch or listen to the Meeting:

https://us02web.zoom.us/j/89189240393?pwd=c1d4aHdWOGhIUVB5Y0h1WHVaSHNldz09

Meeting   ID: 891 8924 0393

Passcode:   894181

Dial   by your location

•   +1 780 666 0144 Canada

•   +1 204 272 7920 Canada

•   +1 438 809 7799 Canada

Who is entitled to vote at the Meeting?

You   are entitled to vote if you are a voting member of the RMCAA in good standing   as of the close of business on October 12, 2023 (the “Record Date”). All such   Voting Members will be entitled to one vote per Voting Member at the Meeting.   According to the by-laws of the RMCAA, to be a voting member of the RMCAA, a   person must generally have paid for an annual or life-time membership.

The   Board encourages all Voting Members to vote. If you can’t attend the Meeting   in person, you can vote in advance by completing and returning a form of   proxy (available at www.rmcalumni.ca) prior   to the Meeting. See “How To Vote – Voting Before the Meeting by Proxy” below.

Please   note that voting at the Meeting is limited to Voting Members. If you are not   currently a Voting Member, there is no better time to join. Simply call us at   1-844-216-6765 ext 1, or email us at info.eVeritas@gmail.com to join   as a voting member.

How do I vote?

Voting Members and their duly appointed proxyholders will be   able to attend, participate and vote at the Meeting. Guests will not be able   to vote at the Meeting. 

Voting   Members may vote before the Meeting or vote at the Meeting, as described   below. Voting Members attending virtually are not entitled to vote at the   meeting.

Voting at the Meeting

If   you are a voting member of the RMCAA in good standing as of the Record Date,   you will be entitled to vote at the Meeting.  According to the   by-laws of the RMCAA, to be a voting member, a person must generally have   paid for an annual or life-time membership.

Voting Before the Meeting by Proxy

Voting   Members may vote before the Meeting by completing and submitting a form of   proxy (available at www.rmcalumni.ca).

Completed   proxies can be emailed to us at info.eVeritas@gmail.com or sent   by facsimile to 416-947-0866, in each case, to be received on or prior to   13:00 hours (Kingston, Ontario time) on Thursday, October 12, 2023 or, if the   Meeting is adjourned, 48 hours (excluding Saturdays, Sundays and holidays),   preceding the day and time the adjourned Meeting is reconvened (the “Proxy   Deposit Deadline”).

By order of the Board,

George Lundy, 17203

Royal Military Colleges of Canada Alumni Association Inc.

https://www.rmcalumni.ca/en/notice-of-annual-general-meeting-rmc-alumni-association/